Przepis na mecz

Widowisko sportowe to najważniejszy produkt sportu. Stanowi ono bowiem ukoronowanie wysiłków wszystkich podmiotów w nie zaangażowanych – drużyny, organizatorów, działaczów klubu. Jest też tym, co przynosi kibicom największą wartość. Ale mało kto zdaje sobie sprawę jak wiele wysiłku i pracy wymaga przygotowanie sportowej imprezy masowej – ot, na przykład meczu siatkówki PlusLigi. 

 

 

Przygotowanie sezonu zaczyna się na długo przed pierwszym meczem. Kluczem do rozpoczęcia działań jest terminarz ustalany przez organizatora rozgrywek. Gdy klub wie już, w jakich terminach będzie rozgrywać spotkania, może rozpocząć procedurę rezerwacji hali oraz ubiegania się o zezwolenie na organizację imprezy masowej. 
 

W Warszawie ogromnym problemem jest brak obiektów sportowych, na których mogłyby odbywać się cyklicznie ligowe rozgrywki, zatem pierwotny terminarz ulega znacznym zmianom. Nierzadko mecze zaplanowane na weekendy muszą odbywać się w tygodniu. A wszystko przez inne eventy, na które już wcześniej został zarezerwowany obiekt (np. pasjonujące targi mieszkaniowe). Pomijając biurokrację jaka towarzyszy zmianie terminu (pisma do klubu przyjezdnego, ligi, obiektu), największym problemem jest znacznie mniejsza atrakcyjność spotkania, które odbywa się w środku tygodnia.
 

Typową „papierkologią” jest również proces zdobywania zezwolenia na imprezę masową. Aby wydać taką, zgodę Biuro Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego wymaga szeregu dokumentów, w tym opinii policji, pogotowia, straży, sanepidu, dokładnych planów graficznych, planów rozmieszczenia służb porządkowych, regulaminów obiektów, imprezy, wymieniać można bez końca (drukować też, bo wszystko musi być dosłownie i w przenośni „na papierze”). A co ciekawe policja do wydania opinii wymaga dostarczenia jeszcze większej ilości dokumentów niż BBiZK do wydania całego zezwolenia, łatwo się więc domyślić, że w papierach można utonąć. 

 

 

O widowisku trzeba informować! Przede wszystkim należy pamiętać o poinformowaniu, a w zasadzie przypomnieniu, o meczu wszystkim odpowiadającym za bezpieczeństwo widowiska – tj. BBiZK, policji, straży, ochronie. Wiadomość taką wysyła się około tygodnia, dwóch tygodni przed meczem, aby wszyscy mieli czas się przygotować i aby – w razie czego – można było dopasować godzinę do innych imprez w mieście (taka sytuacja miała miejsce w czasie planowania pierwszego meczu PlusLigi pomiędzy AZS Politechniką Warszawską i Delectą Bydgoszcz, który to mecz odbywał się na Torwarze, a przez ulicę, na stadionie Legii, stołeczni piłkarze podejmowali ekipę z Izraela.. nieciężko się domyślić kto do kogo się musiał dopasować; podobny problem jest z meczem ze Skrą Bełchatów, który planowany jest na niedzielę 23. października na godzinę 17:00, czyli dokładnie tę samą, gdy ma się rozlec pierwszy gwizdek na Pepsi Arenie – i też łatwo się domyślić kto będzie musiał ustąpić i kombinować ze zmianą godziny).

 

Informacją są także wszelkie działania promocyjne, jakie wykonuje klub by na trybuny przyciągnąć jak najwięcej widzów. A promocja meczu to przede wszystkim plakaty rozprowadzane po mieście, plakaty w formie elektronicznej umieszczane na stronach internetowych, portalach społecznościowych, banery wielkoformatowe (koniecznie spójne z plakatem, wtedy te formy wzajemnie się wspierają), promocje biletowe dla szkół, etc.

 

W końcu zestawem najważniejszych informacji stricte meczowych jest plan meczu. Zapisane są w nim instrukcje dla dj\’a, dla spikerów,obsługi telebimu, bo wszystko musi mieć miejsce we właściwym czasie.

 

 

Siła każdego organizatora tkwi w ekipie, którą ma do dyspozycji. Bo przed meczem, jak i w trakcie imprezy, nic samo się nie zrobi – banery same nie zawisną, ludzie sami nie sprawdzą sobie biletów, muzyka sama się nie puści, a telebim sam nie wyświetli informacji. To wszystko wymaga pracy ogromnej rzeszy ludzi – od sprzątaczek po głównego organizatora. I praca wszystkich jest niezwykle ważna, bo brak któregokolwiek z elementów układanki może zaważyć na całej imprezie.
 

Pamiętać należy, że to ludzie tworzą widowisko – i to stwierdzenie tyczy się nie tylko kibiców, którzy są ogromną częścią show, ale również wszystkich, którzy na nie pracują.

 

 

Dzień meczu to prawdziwe szaleństwo. Na godzinę przed meczem wszystko musi być dopięte na ostatni guzik – musi działać sprzedaż w kasach, musi funkcjonować system na bramkach, trybuny muszą być gotowe na przyjęcie kibiców, a wszyscy zaangażowani w organizację powinni czekać na swoich stanowiskach zaznajomieni z zakresem obowiązków. Ale i tak nie wszystko można przewidzieć, zawsze może wydarzyć się coś ciekawego. Bo czym byłby mecz bez awantury wszczętej przez niezadowolonego kibica, któremu zabroniono wejść do hali ze szklaną butelką, bez problemów z system sprzedaży biletów lub nieobecności dzieciaków podających piłki. Co wtedy? No właśnie – organizacja takiej imprezy to doskonała lekcja jak kreatywnie rozwiązywać problemy i jak w najcięższych sytuacjach zachować zimną krew. A to przydaje się także poza halą sportową.

Joanna Czyczuk
Marketing Sportowy, Sport Marketingowy